第 07 章　Excel 数据管理

学习目标

• 会排序、筛选、分类汇总和数据验证。
• 会把外部数据整理成分列后的规范表。
• 知道分类汇总前必须先排序。

1. 排序和筛选

排序可以按一列，也可以添加次要关键字。包含标题行时要声明“数据包含标题”，避免把字段名排进数据。

自动筛选只显示符合条件的行，不删除数据。数字筛选可以选大于、介于前 N 项。文本筛选可以选包含、开头是。清除筛选后全部行回来。

高级筛选适合条件较多、条件写在表格外面的情况。条件区域的第一行必须是字段名。

2. 分类汇总

分类汇总按某一字段分组后求和、计数或平均。操作前先按这个字段排序，否则相同类别不会连在一起，汇总结果会散开。

汇总结果显示分级按钮。需要保留明细时不要只复制汇总值。再次分类汇总前，通常先取消当前分类汇总。

3. 数据验证和分列

数据验证限制单元格能输入的内容，例如整数、日期、下拉列表。下拉列表的来源可以是一列单元格。输入无效数据时可以设置警告。验证只拦新的输入，已经存在的错误值要用圈释无效数据去找。

分列把“姓,名”或“2026-10-29”这类文本拆到多列。分隔符号和固定宽度是两种方式。拆分日期时注意列格式，避免变成普通数字。

4. 获取外部数据

大纲里的“获取和转换”用来导入文本、网页或别的工作簿，并在导入时筛选、改类型。导入后的查询可以刷新。考试若给出文本素材，先看分隔符，再决定用分列还是导入向导。

Power Pivot 用来在数据模型里管理多张表并建立关系。关系两边的字段类型要一致。二级考试若提到数据模型，重点是会把表加入模型、按关联字段建立关系，而不是写 DAX 长公式。